Thứ bảy, 02/11/2019

Hướng dẫn chi tiết cách tạo danh sách thả xuống trong excel

Tạo danh sách thả xuống trong excel là thao tác thường xuyên của dân văn phòng, tạo danh sách thả xuống giúp công việc thuận lợi dễ dàng hơn trong việc quản lý dữ liệu đồng thời cũng cho thấy sự chuyên nghiệp trong công việc của bạn. Vậy làm sao để tạo danh sách thả xuống trong excel?

1. Tại sao cần tạo danh sách thả xuống trong excel?

Một danh sách thả xuống trong excel được xem là công cụ tuyệt vời để xác định các giá trị mà người dùng có thể nhập dữ liệu giá trị trong đó. Đây cũng được xem là cách thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc đồng thời tạo ấn tượng sâu sắc với người dùng cũng như với đồng nghiệp và sếp của bạn. Tạo danh sách thả xuống trong excel cũng được đánh giá là rất thân thiện, hữu ích với người dùng trên hầu hết các trang tính của excel.

Một danh sách thả xuống trong excel được xem là cửa sổ nhỏ từ đây mà bạn có thể xem qua những dữ liệu khác mà mình xây dựng. Điều này cũng cung cấp cho bạn khả năng kiểm soát được chính xác những gì được nhập vào dữ liệu. Làm menu thả xuống trở thành công cụ xác thực dữ liệu một cách nhanh chóng, phổ biến và mạnh mẽ nhất.

Tại sao cần tạo danh sách thả xuống trong excel?
Tại sao cần tạo danh sách thả xuống trong excel?

Ngoài ra, tạo danh sách thả xuống trong excel cũng rất dễ dàng, chỉ cần vài thao tác cơ bản bản hoàn toàn có thể tạo được các trình chính xác cho mình. Tạo một danh sách thả xuống được xem là cách tuyệt vời để đảm bảo rằng cách mục nhập của bạn thống nhất và không có lỗi đồng thời nó logic với nhau. Nó cũng giúp hạn chế các mục để chỉ những giá trị mà bạn đã phê duyệt mới đưa lên trang tính.

Chính vì lẽ đó mà tạo danh sách thả xuống trong excel còn được gọi là danh sách xác nhận dữ liệu. Danh sách này giúp đảm bảo rằng những dữ liệu hợp lệ đã được đưa vào các ô trong danh sách mà bạn áp dụng. Điều này có thể hữu ích khi nhiều người dùng đang nhập dữ liệu trên cùng một trang và bạn muốn các tùy chọn được giới hạn trong danh sách các mục hoặc giá trị mà bạn đã phê duyệt. Chúng tôi cũng có thể sử dụng danh sách thả xuống để tạo báo cáo tương tác và mô hình tài chính, nơi kết quả thay đổi khi người dùng thay đổi giá trị của một ô.

2. Các bước tạo danh sách thả xuống trong excel bạn nên biết

Đầu tiên hãy chuẩn bị tất cả các dữ liệu mà bạn muốn đưa vào danh sách của mình. Trước hết, bạn phải tạo các phạm vi được đặt tên cho danh sách thả xuống. Đối với điều này, chọn danh sách sản phẩm. Chuyển đến => Công thức => Tên được xác định => Tạo từ lựa chọn. Bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên. Đánh dấu vào hàng đầu và nhấp vào OK. Bằng cách sử dụng phương pháp này để tạo phạm vi được đặt tên, giá trị trong ô đầu tiên sẽ được coi là tên và phần còn lại của các giá trị làm phạm vi.

Bước 1: Mở tệp bảng tính Excel bạn muốn chỉnh sửa. Bạn có thể tìm và bấm đúp vào tệp Excel đã lưu trên máy tính của mình hoặc mở Microsoft Excel và tạo một bảng tính mới. Di chuyển con trỏ chuột đến Data và nhấp vào nó. Cửa sổ xác thực xe xuất hiện, các tổ hợp phím để mở cửa số Data Validation là Alt, A, V, V.

Bước 2: Nhập danh sách các giá trị bạn muốn tạo trong excel. Đặc biệt bạn cần đảm bảo nhập từng mục thả xuống trong một ô riêng biệt, liên tiếp trong cùng một cột. Ví dụ: nếu bạn muốn danh sách thả xuống của mình bao gồm "New York", "Boston" và "Los Angeles", bạn có thể nhập "New York" vào ô A1, "Boston" trong ô A2 và "Los Angeles ". Trong cửa sổ xác thực dữ liệu hãy chọn danh sách các tên miền “list” và nguồn nhập vào công thức ở ô bên dưới và nhấn OK.

Cách đầu tiên là bằng cách nhập tất cả các tùy chọn mà bạn muốn trong danh sách thả xuống của bạn, được phân tách bằng dấu phẩy, vào trường Nguồn. Ví dụ: nếu chỉ có hai tùy chọn để chọn, chẳng hạn như Có và Không, bạn chỉ cần nhập vào Có, Không trong hộp Nguồn. Không có vấn đề gì nếu một không gian theo dấu phẩy của bạn hay không. Một danh sách dài hơn các tùy chọn có thể trông như thế này: Red Red, Blue, Green, Purple, Orange, Yellow, Brown. Các tùy chọn trong danh sách thả xuống của bạn sẽ xuất hiện theo đúng thứ tự mà bạn đã nhập chúng. Một lưu ý nhỏ cho bạn đó là trên một số phiên bản ngôn ngữ của Excel, bạn sẽ cần sử dụng dấu chấm phẩy (;) thay vì dấu phẩy.

Các bước tạo danh sách thả xuống trong excel bạn nên biết
Các bước tạo danh sách thả xuống trong excel bạn nên biết

Cách thứ hai để điền vào danh sách của bạn với các tùy chọn là chọn chúng từ một loạt các giá trị. Để làm điều này, thay vì nhập các giá trị vào trường Nguồn, bạn muốn chọn biểu tượng ở bên phải. Chọn biểu tượng này sẽ mở ra một cửa sổ nhỏ sẽ tự động điền khi bạn chọn một phạm vi ô trên trang tính. Khi bạn đã chọn các giá trị bạn muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống của mình, bạn có thể nhấp vào biểu tượng tương ứng để đưa bạn trở lại cửa sổ Xác thực dữ liệu. Bây giờ các giá trị trong phạm vi mà bạn đã chọn hiển thị dưới dạng tùy chọn mà bạn có thể chọn trong danh sách thả xuống của mình.

- Bước 3: Tùy chỉnh danh sách. Nhấn vào xác thực dữ liệu để tạo thông báo hiển thị cạnh danh sách thả xuống của bạn. Để chọn tùy chọn bạn muốn từ danh sách thả xuống, bạn có thể sử dụng chuột để nhấp vào tùy chọn bạn muốn. Một cách khác để chọn nó là sử dụng phím tắt Alt + ?. Thao tác này sẽ hiển thị danh sách thả xuống và bạn có thể sử dụng các phím mũi tên lên và xuống để tô sáng lựa chọn bạn muốn, sau đó nhấn Enter để chọn.

- Bước 4: Sao chép dữ liệu excel sang ô tính khác. Nếu bạn đã tạo danh sách thả xuống cho một ô cụ thể và muốn các ô khác có cùng danh sách xác thực dữ liệu, bạn có thể dễ dàng sao chép (mở rộng) danh sách đó sang các ô khác. Bắt đầu bằng cách nhấp vào ô có danh sách, sau đó chọn bất kỳ ô bổ sung nào bạn muốn mở rộng danh sách thả xuống. Điều này có thể bao gồm các ô trống hoặc các ô đã có giá trị trong đó.

Như trước đây, bạn sẽ nhấp vào nút Xác thực dữ liệu trong tab Dữ liệu, nhưng lần này, một cảnh báo sẽ xuất hiện cho biết, Lựa chọn chứa một số ô không có cài đặt Xác thực dữ liệu. Bạn có muốn mở rộng Xác thực dữ liệu cho các ô này không? Chọn Có, rồi nhấn OK khi Cửa sổ Xác thực Dữ liệu xuất hiện. Bạn sẽ thấy rằng mỗi ô trong lựa chọn của bạn hiện có các tùy chọn thả xuống giống như ô ban đầu. Một lưu ý nhỏ cho bạn khi thực hiện những bước sao chép này đó là xác thực ô này sang ô khác giống như bạn sao chép, dán các giá trị định dạng thông thường.

- Bước 5: Xử lý lỗi đầu vào không hợp lệ: Điều gì xảy ra khi chúng ta nhập một giá trị vào một ô có Danh sách xác thực dữ liệu, nhưng giá trị đó không phải là một trong các tùy chọn trong danh sách? Điều đó phụ thuộc vào cài đặt Thông báo lỗi mà chúng tôi có quyền kiểm soát.

Để thay đổi loại tin nhắn mà người dùng nhận được khi họ nhập giá trị không liên quan, bạn có thể quay lại cửa sổ Xác thực dữ liệu. Trong tab Thông báo lỗi, bạn có thể tìm thấy ba tùy chọn: Dừng, Cảnh báo và Thông tin. Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng có những trường mà bạn có thể thay đổi tiêu đề của thông báo lỗi và chính văn bản của thông báo đó, để khi người dùng nhập dữ liệu không phải là một phần của danh sách xác thực của bạn, họ sẽ nhận được một cảnh báo được ghi trong cách bạn muốn nó xuất hiện.

Dưới đây là một số lỗi bạn có thể gặp phải:

Stop style: Khi người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ một thông báo lỗi sẽ xuất hiện để bạn tùy chọn nhập lại hoặc hủy bỏ thao tác.

Warning style: Cảnh báo hiển thị thông báo cho người dùng lựa chọn cho phép mục nhập không có trong danh sách đặt trước.

Information style – nhắc nhở giá trị nhập: Kiểu Thông tin hiển thị một thông báo tự động cho phép mục nhập bất kể giá trị là gì. Người dùng được trình bày với văn bản thông tin về các quy tắc xác nhận.

Error Checking alert – thông báo kiểm tra lỗi: Khi bất kỳ mục nhập không hợp lệ được thực hiện trong một ô, cảnh báo kiểm tra lỗi sẽ xuất hiện trong ô. Lỗi được biểu thị bằng hình tam giác màu xanh lá cây ở góc trên cùng bên trái của ô. Nhấp vào nút Hộp Lỗi sẽ cho phép bạn xem thêm thông tin về lỗi xác thực dữ liệu. Bạn có thể chọn Thông tin loại hiển thị của người dùng từ danh sách để xem nguyên nhân gây ra lỗi

Các bước tạo danh sách thả xuống trong excel bạn nên biết
Tạo danh sách thả xuống trong excel bạn nên biết

Disable Error Alerts: Vô hiệu hóa lỗi. Một tùy chọn khác trong tab Thông báo lỗi là bỏ chọn hộp có thông báo, Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ. Điều này cho phép mọi giá trị được nhập vào ô và sẽ không có hộp thông báo nào xuất hiện.

- Bước 6: Thêm dữ liệu mới vào phạm vi danh sách: Có thể thêm các tùy chọn mới vào danh sách thả xuống của chúng tôi, nhưng nó không tự động khi chúng tôi thêm các mục mới vào cuối danh sách nguồn của chúng tôi. Chúng ta cần nói với Excel phạm vi nguồn mở rộng mới của chúng ta là gì. Bạn có thể làm điều đó trong cửa sổ Xác thực dữ liệu bằng cách chỉ cần nhập vào phạm vi mới hoặc chọn lại phạm vi để bao gồm dữ liệu mới. (Xem phần bên trên có tiêu đề Tạo một danh sách thả xuống từ một loạt các giá trị để biết cách chọn phạm vi của bạn.)

Điều tuyệt vời là chúng ta không phải xác định lại các cài đặt này cho từng ô có Xác thực dữ liệu. Các ứng dụng này áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt Hộp kiểm thực hiện điều này cho chúng tôi. Khi bạn bấm vào hộp kiểm, các ô khác sẽ được chọn trong nền. Điều này cung cấp cho bạn một dấu hiệu trực quan về những gì sẽ được cập nhật. Sau đó nhấn OK. Bất kỳ ô nào có chung cài đặt xác thực dữ liệu sẽ bao gồm các thay đổi được cập nhật mà bạn đã thực hiện.Sau đó nhấn OK. Bất kỳ ô nào có chung cài đặt xác thực dữ liệu sẽ bao gồm các thay đổi được cập nhật mà bạn đã thực hiện.

- Bước 7: Loại bỏ danh sách Xác thực Dữ liệu rất đơn giản. Mở cửa sổ Xác thực Dữ liệu và nhấp vào nút delete all - xóa tất cả. Nếu bạn muốn xóa cài đặt xác thực khỏi các ô khác có cùng cài đặt, hãy đảm bảo nhấp vào hộp kiểm đó trước khi nhấn nút “delete all”.

Cuối cùng hãy kiểm tra danh sách bạn vừa tạo xem nó đã thực sự đáp ứng nhu cầu mình mong muốn hay chưa.

Một danh sách thả xuống trong excel được xem là công cụ tuyệt vời đê xác định các giá trị mà người dùng có thể nhập dữ liệu giá trị trong đó. Đây cũng được xem cách làm việc vô cùng chuyên nghiệp mà nhân viên văn phòng cần phải tìm hiểu cho mình. Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ thông tin về tạo danh sách thả xuống trong excel. 

Tác giả : Hà Ngọc Khuê